اتصال مستقیم PowerBI به SharePoint

شیرپوینت یک پلتفرم سازمانی مایکروسافت است که در بسیاری از سازمان ها برای مدیریت مستندات، کار تیمی و ذخیره داده استفاده می‌شود. واکشی اطلاعات شیرپوینت جهت تحلیل و مصورسازی داده‌های سازمانی و تصمیم گیری سریع مبتنی بر داده بسیار اهمیت دارد. در این مقاله قصد داریم به انواع اتصالات مستقیم به SharePoint جهت واکشی اطلاعات بپردازیم. در این مقاله به موارد زیر خواهیم پرداخت:

• واکشی اطلاعات لیست از طریق SharePoint List
• واکشی اطلاعات لیست از طریق SharePoint Online
• واکشی اطلاعات فایل های موجود در یک پوشه از طریق SharePoint Folder
• واکشی اطلاعات فایل اکسل موجود در SharePoint

در مقالات آتی به نحوه اتصال PowerBI به SharePoint از طریق SharePoint API در واکشی دیتای لیست‌های با ستون و رکورد زیاد و نحوه استفاده از تکنیک Incremental Load جهت کاهش بیشتر زمان لود خواهیم پرداخت.

واکشی اطلاعات لیست از طریق  SharePoint Listو  SharePoint Online

خود PowerBI مستقیما از SharePoint ورودی می‌گیرد. در بسیاری از منابع استفاده از اتصال تعریف شده در خود PowerBI پیشنهاد می‌شود. از ویژگی اتصال از این روش می‌توان به دسترسی سریع و آسان به داده ها بدون کدنویسی اشاره کرد. در تصویر زیر می‌توانید لیست ورودی‌های مستقیم موجود در PowerBI را مشاهده کنید:

برای اتصال به لیست شیرپوینتی می‌توان از هر دو ساختار SharePoint list و SharePoint Online list استفاده کرد ولی معمولا  این دو روش استفاده و ویژگی متفاوتی دارند.

معمولا در صورتی که از پلتفرم Cloud مایکروسافت یعنی SharePoint Online(Microsoft 365) استفاده می‌کنید بهتر است از SharePoint Online list استفاده کنید که امکانات بیشتری را در اختیار شما قرار می دهد.

در صورتی که از نسخه غیر کلود شیرپوینت یعنی SharePoint2013، SharePoint2016 و SharePoint2019 استفاده می‌کنید بهتر است از SharePoint list استفاده کنید.

بعد از انتخاب هر یک از روش‌های SharePoint list یا SharePoint Online list باید مطابق تصویر نمونه زیر، آدرس سایت یا زیرسایتی که لیست در آن قرار دارد را وارد کنید.

دقت کنید که در Site URL باید حتما آدرس سایت/زیرسایت محل قرار گرفتن لیست را وارد کنید و نه آدرس خود لیست!

در مرحله بعد باید احراز هویت شوید. در اینجا معمولا نوع ارتباط را ویندوزی انتخاب کرده و بعد از وارد کردن اطلاعات کاربری و لاگین، به اطلاعات و جداول موجود در این مسیر دسترسی پیدا خواهید کرد.

بعد از انتخاب لیست مورد نظر و کلیک بر روی دکمه OK ، اطلاعات لیست وارد PowerQuery خواهد شد.

واکشی اطلاعات فایل های موجود در یک پوشه از طریق SharePoint Folder

این روش برای سازمان‌هایی که از SharePoint برای بایگانی و ذخیره مستندات استفاده می کنند بسیار مفید است. در این روش برای خواندن داده ها از فایل‌های مختلف موجود در یک پوشه SharePoint استفاده می شود.

مراحل کار:

1. انتخاب SharePoint Folder به عنوان نوع دیتای ورودی
   از مسیر Get Data > More> SharePoint Folder ، روش اتصال مربوطه را انتخاب کنید.
2. وارد کردن URL سایت SharePoint
   در پنجره باز شده، باید URL سایت/زیرسایت SharePoint را وارد کنید. (این URL شامل مسیر پوشه نیست و تنها ادرس سایت را نیاز دارد)
3. ورود به سیستم (در صورت نیاز)
   اگر برای اولین بار به این سایت وارد می‌شوید باید اطلاعات کاربری جهت دسترسی به SharePoint را وارد کنید.
4. انتخاب و فیلتر کردن فایل‌ها در PowerQuery
   بعد از وارد شدن به آدرس مربوطه پنجره‌ای باز می‌شود که کلیه فایل‌های موجود در سایت نمایش داده می‌شود.
   در این پنجره دکمه غیر کاربردی با عنوان Combine & Transform Data وجود دارد که معمولا با توجه به اینکه ما با تمام دیتای سایت کاری نداریم و به دنبال فایل‌های یک پوشه خاص هستیم که معمولا به کار نمی‌آید. در این مرحله باید بر روی دکمه Transform Data کلیک کنید تا لیست فایل‌های موجود در PowerQuery Editor بارگذاری شود.
   
5. انتخاب و فیلتر کردن فایل‌ها در PowerQuery بر اساس مسیر پوشه و نوع یا نام فایل
   بعد از بارگذاری لیست فایل‌ها، باید اقداماتی در خصوص محدود کردن پوشه‌ها و رسیدن به فایل‌های مورد نظر صورت گیرد. در این راستا ممکن است مطابق تصویر، نیاز به اقدامات زیر باشد:
   • فیلتر کردن ستون “Folder Path”: در این ستون مسیر فایل‌ها قرار گرفته که می‌توانید به منظور رسیدن به پوشه مورد نظر بر روی آن فیلتر کنید.
   • فیلتر بر روی ستون‌های Name و Extension جهت فیلتر بر اساس نام فایل یا نوع فایل

   در نهایت بر روی دکمه Combine File در کنار ستون Content کلیک کنید.

   

6. . با کلیک بر روی Combine File پنجره‌ای با همین عنوان باز می‌شود که می‌توانید با انتخاب جدول مورد نظر در فایل ها مبادرت به واکشی اطلاعات فایل و ترکیب فایل‌ها کنید.
   7. در نهایت با انجام تغییرات لازم بر روی داده‌های ترکیب شده و در نهایت لود داده می‌توانید فرایند ETL را به پایان برسانید.

   واکشی اطلاعات فایل اکسل موجود در SharePoint

   برای استخراج داده از فایل اکسل موجود در شیرپوینت باید مراحل زیر را انجام داد:

   1. در پورتال به مسیری که فایل در آن قرار دارد بروید.
   2. بر روی … روبروی فایل مربوطه کلیک کنید و URL موجود در پنجره باز شده را کپی کنید.
   3. نرم افزار Notepad را باز کرده و مسیر را Paste کنید. در انتهای مسیر هر عبارتی که بعد از پسوند فایل آمده را پاک کنید. برای نمونه:

   ​https://<SiteURL>/Data/DimDate.xlsx?Web=1​

   4. وارد PowerBI شوید و در Get data ، نوع داده را web انتخاب کرده و آدرس URL مسیر فوق را بدون عبارات اضافی بعد از پسوند فایل وارد و بر روی دکمه Connect کلیک کنید.
   5. اگر برای اولین بار به این سایت وارد می‌شوید باید اطلاعات کاربری و پسورد را جهت دسترسی وارد کنید
   6. جدول یا sheet مورد نظر را انتخاب کرده و داده آن را واکشی کنید.
      

      آموزش تخصصی و سناریو محور پاور بی آی به همراه پایتون
      آموزش کاربردی و تحلیل داده با پایتون
      نسخه های سفارشی سازی پاور بی آی
      برای مشاهده نسخه سفارشی سازی پاور بی آی کلیک کنید

       

کارگاه آموزشی فارسی سازی سرور Power BI